Datenschutz Ticketsystem

Datenschutz Ticketsystem

Stadtschulamt

Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten

Gemäß Art. 13 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Verweise auf gesetzliche Vorschriften beziehen sich auf die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie das Hessische Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG).

A. Allgemeine Informationen

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzhinweise gelten für das Ticketsystem OTRS des Stadtschulamts Frankfurt am Main (Amt40) des Bereichs 40.2 – Informations- und Kommunikationstechnik (IT), folgend Abteilung 40.2 - IT genannt und die dort erhobenen personenbezogenen Daten.

Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 DS-GVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren persönlichen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

 

2. Verantwortlichkeit

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Der Magistrat der Stadt Frankfurt am Main
Abteilung 40 - IT
Stadtschulamt
Solmsstraße 27
60486 Frankfurt am Main
Deutschland
E-Mail: it-servicedesk.amt40@stadt-frankfurt.deInternal Link

 

3. Behördlicher Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Der Magistrat der Stadt Frankfurt am Main
Referat Datenschutz und Informationssicherheit
Sandgasse 6
60311 Frankfurt am Main
Deutschland
E-Mail: datenschutz@stadt-frankfurt.deInternal Link

 

4. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Abteilung 40.2 - IT verarbeitet Ihre Daten zur Abwicklung des IT-Supports im Rahmen der Schulträgeraufgabe gem. § 158 Hess Schulgesetz.

Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist, soweit nicht speziellere Rechtsgrundlagen einschlägig sind, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e DS-GVO i. V. mit § 3 Abs. 1 HDSIG.

 

5. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind nur die mit der jeweiligen Vorgangsbearbeitung betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung 40.2 – IT und der externe IT-Dienstleister für den Schul-IT-Support.

 

6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Unter Berücksichtigung des Art. 17 Abs. 1 lit. A DS-GVO - Daten sind zu löschen, wenn sie für die jeweiligen Aufgaben nicht mehr benötigt werden – werden die personenbezogenen Daten im Ticketsystem OTRS regelmäßig nach 5 Jahren mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen worden ist, gelöscht.

 

7. Beschränkungen des Serviceangebots

Das Serviceangebot der Abteilung 40.2 – IT beschränkt sich auf die IT-Angelegenheiten der Frankfurter Schulen und die IT-Angelegenheiten des Stadtschulamt Frankfurt am Main.

Bei Anfragen von Dritten, via Telefon, werden keine personenbezogenen Daten erfasst und gespeichert. Es sei denn, es ergibt sein ein Bedarf durch Relevanz oder Bezug zum Serviceangebots der Abteilung 40.2.

Bei Anfragen von Dritten, via E-Mail, wird auf Relevanz oder Bezug zum Serviceangebots der Abteilung 40.2 geprüft und das Ticket geschlossen und umgehend gelöscht, falls keine Relevanz oder Bezug gegeben ist.

B. Ihre Rechte

Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffene nachfolgende Rechte zu, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 18, 21 DS-GVO und §§ 52 und 53 HDSIG ergeben:

 

1. Recht auf Auskunft

Sie können nach Art. 15 DS-GVO oder § 52 HDSIG Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht durch die Vorschriften der § 24 Abs. 2, § 26 Abs. 2 und § 33 HDSIG sowie § 52 Abs. 2 bis 5 HDSIG eingeschränkt wird.

 

2. Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DS-GVO oder § 53 HDSIG eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

 

3. Recht auf Löschung

Unter den Bedingungen des Art. 17 DS-GVO und der §§ 34 und 53 HDSIG können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

 

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DS-GVO und § 53 HDSIG haben Sie das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

 

5. Recht auf Widerspruch

Nach Art. 21 DS-GVO haben Sie das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht immer nachkommen, z. B. wenn uns im Sinne von § 35 HDSIG im Rahmen unserer amtlichen Aufgabenerfüllung eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet.

 

6. Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet haben, können Sie sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Das ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, Tel. 0611 / 1408-0.
Allgemeines zum Thema Datenschutz ist ebenfalls auf den Internetseiten des Hessischen Datenschutzbeauftragten zu finden: datenschutz.hessen.deExternal Link

Stand: 03/2024