Ausländerbehörde Frankfurt hat offene Vorgänge reduziert
30.01.2024, 12:43 Uhr
Neuer digitaler
Antragsweg Ende Juni 2023 eingeführt: Reduzierung der Rückstände um 4000
Vorgänge im vergangenen halben Jahr
Seit dem 27. Juni 2023 bietet die Ausländerbehörde (ABH)
Frankfurt Antragsstellenden unter frankfurt.de/abhInternal Link einen
digitalen und OZG-konformen Antragsstellungsprozess. Ziel der Neueinführung
dieses digitalen Verfahrenswegs war es, einer bis dahin sehr hohen Zahl an
unbearbeiteten E-Mails (rund 21.200) Herr zu werden, Antragsstellenden einen
besseren Service zu bieten und Mitarbeitende zu entlasten. Die ABH zieht nach
einem halben Jahr folgende Bilanz zum 31. Dezember 2023:
- die offenen Vorgänge haben sich um rund 4000 reduziert
- die Zahl der offenen E-Mails konnte um 19.652 auf 1548 gesenkt werden
- der digitale Antragsweg sowie das Kontaktformular der neuen Website wurden insgesamt 39.827 Mal genutzt, hiervon wurden bereits 25.469 abgearbeitet; offen sind noch 14.358
Seit Einführung des neuen OZG-konformen Antragsweges Ende Juni haben 23.844 Menschen neue Anträge bei der ABH gestellt sowie 15.983 Menschen Anfragen an die ABH gerichtet. Diese Zahlen summierten sich mit den zum 27. Juni 2023 offenen E-Mails auf insgesamt 61.027 Vorgänge. Dabei wurde vor dem 27. Juni 2023 bei den E-Mails nicht unterschieden zwischen Antrag oder Frage. Hiervon wurden 45.121 Vorgänge abgearbeitet, sodass derzeit noch offen sind: 1548 E-Mails, 12.849 Anträge und 1509 Anfragen – insgesamt 15.906 Vorgänge. Dazu kommen außerdem rund 1000 zusätzliche Vorgänge, die die ABH auf alternativen Wegen (Post oder das elektronische Postfach für Anwälte) erhalten hat. Die Zahl der Vorgänge konnte daher im laufenden Betrieb, bei dem täglich neue Vorgänge hinzukommen, um rund 4000 Vorgänge (von 21.200 auf 16.906) gesenkt werden.
Die ABH zieht nach einem halben Jahr eine positive Bilanz im Hinblick auf den digitalen und OZG-konformen Antragsstellungsprozess. Das neue Kontaktformular hat seit Ende Juni 2023 den bisherigen Weg der Kontaktaufnahme von außen per E-Mail ersetzt. Dieses konsequente Umsteuern der Vorgänge in online gestellte Anträge oder Anfragen hat dazu geführt, dass sich die vorherige E-Mail-Flut, die aus Anträgen, Fragen und wiederholten Nachfragen an große E-Mail-Verteiler und damit zahlreiche Personen innerhalb der Behörde bestand, in klare Vorgänge umwandeln lies.
Ebenfalls zur Verkürzung der Bearbeitungszeit hat beigetragen, dass die online gestellten Anträge nur eingereicht werden können, wenn alle notwendigen Informationen und Pflichtunterlagen hochgeladen wurden. Das mehrmalige Nachfordern bei unvollständigen Antragsunterlagen und die Bearbeitung zahlreicher E-Mails mit Teilinformationen wurde hierdurch deutlich reduziert.
Positiv zu bewerten ist auch, dass alle rund 110 Antragsformulare der ABH seit Ende Juni 2023 unter frankfurt.de/abhInternal Link in zehn Sprachen genutzt werden können. Seit Ende 2023 lässt sich die komplette Website mit einem Sprachen-Widget am oberen Browserrand direkt übersetzen und sorgt dafür, dass Antragsstellende noch schneller den für sie richtigen Antrag finden können. Die ABH arbeitet aktuell an der flächendeckenden Verknüpfung aller Leistungen mit der Online-Terminierung: Zum 1. März wird auch in den Bereichen „Arbeitsaufenthalte“ und „Studenten“ die Möglichkeit, online einen Termin zu terminieren, freigeschaltet.
Die Wende von stetig steigenden Vorgängen hin zu einer Reduzierung der Vorgänge ist jedoch nicht nur auf den neuen digitalen Antragsweg zurückzuführen. Möglich war dies nur, weil die ABH gleichzeitig gesetzliche Regelungslücken großzügig ausgelegt und die Anforderung an Antragsunterlagen in Teilbereichen reduziert hat. Hinzu kam die personelle Unterstützung durch Zeitarbeitskräfte, abgeordnete Kolleginnen und Kollegen sowie durch rund 80 Auszubildende. Bereits heute hat die ABH eine verbindliche Zusage von 18 Auszubildenden, dass sie im Anschluss an ihre Ausbildung noch in diesem Jahr ihre Arbeit in der ABH aufnehmen werden. Die Personalsituation bleibt jedoch weiter angespannt.
Annette Rinn, Dezernentin für Ordnung, Sicherheit und Brandschutz, dankte dem Team in der ABH, das mit hohem perönlichem und zeitintensivem Einsatz diese deutliche Verbesserung herbeigeführt hat. Abschließend betonte die Dezernentin aber noch einmal, dass eine deutliche, nachhaltige Verbesserung der Situation nur durch eine effektive Aufstockung der Stellen machbar sein wird: „Wir sind auf einem guten Weg, aber noch lange nicht am Ziel!“