KA 31 vom 05.08.2008 Zu lange Bearbeitungszeiten von Anträgen in der Abteilung Ausländerangelegenheiten des Ordnungsamtes - aufgrund von Unterbesetzung?

KA 31 vom 05.08.2008 Zu lange Bearbeitungszeiten von Anträgen in der Abteilung Ausländerangelegenheiten des Ordnungsamtes - aufgrund von Unterbesetzung?

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KAV 2008 Anregungen und Anfragen

KA 31 vom 05.08.2008 Zu lange Bearbeitungszeiten von Anträgen in der Abteilung Ausländerangelegenheiten des Ordnungsamtes - aufgrund von Unterbesetzung?

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© Stadt Frankfurt Main

Frankfurt a.M., 05.08.2008

 

Anfrage an den Magistrat der Stadt Frankfurt am Main

 

Gemäß dem Beschluss der Kommunalen Ausländer- und Ausländerinnenvertretung (KAV) der 28. öffentlichen ordentlichen Plenarsitzung vom 04.08.2008 wird der Magistrat gebeten, folgende Fragen zu beantworten:

 

1. Warum können während der Öffnungszeiten der Abteilung Ausländerangelegenheiten beim Ordnungsamt grundlegende Anliegen hinsichtlich pass- und ausweisrechtlicher Belange nicht sofort bearbeitet werden?

 

2. Wie sieht die Sachbearbeiterentwicklung in der Abteilung Ausländerangelegenheiten vom Ordnungsamt im Zeitraum von 2004 bis 2007 aus?

 

3. Wie hat sich das Haushaltsbudget der Abteilung Ausländerangelegenheiten vom Ordnungsamt im Zeitraum von 2004 bis 2007 entwickelt?

 

Begründung:

Nach Berichten von Frankfurter Bürger /-innen mit Migrationshintergrund sowie eigenen Erfahrungen, ist die Bearbeitung beispielsweise von Anträgen bzgl. des Übertrags eines Aufenthaltstitels für einen neuen Reisepass während der Öffnungszeiten der Abteilung Ausländerangelegenheiten des Frankfurter Ordnungsamtes nicht möglich. Wenn Anträge um 9:00 Uhr gestellt werden, verweisen die zuständigen Sachbearbeiter auf den mangelnden Personalbestand, der es ihnen unmöglich macht, den Umfang an Anträgen in adäquater Zeit zu bearbeiten.

 

Der Magistrat möge beschließen, drei neue Stellen in der Abteilung Ausländerangelegenheiten beim Ordnungsamt einzurichten.

 

gez. Enis Gülegen

(Vorsitzender der KAV)

Stellungnahme des Dez. V – Ordnung, Sicherheit und Brandschutz

Amt/Betrieb: 32.12 - Ordnungsamt -

Frankfurt a. M., 17.12.2008

 

Der Magistrat hat die nachstehende Stellungnahme am 12.01.2009 zur Kenntnis genommen.

 

Der Ausländerbehörde kommt in den Aufgabenfeldern der Integration aber auch der Wirtschaftförderung für Frankfurt eine herausragende Bedeutung zu: Die Wirtschaftsförderung, die Lebensqualität und Sicherheit unserer Stadt und die Integration ausländischer MitbürgerInnen werden hier maßgeblich beeinflusst. Die komplexe Aufgabenstellung mit ihren ständigen Veränderungen - als Stichwort sei hier das Bleiberecht mit umfangreichen Beratungsleistungen genannt - stellt hohe Anforderungen an die Mitarbeiter/innen dieser Organisationseinheit. Weitere Entwicklungen, wie z. B. der elektronische Aufenthaltstitel, werden in organisatorischer, technischer und personalwirtschaftlicher Hinsicht neue Herausforderungen darstellen. Steigende Erwartungen der Bürger an die Servicequalität und Kundenorientierung kommen hinzu.

 

Es bleibt nach wie vor das Ziel unseres Amtes, die Ausländerbehörde noch leistungsfähiger, serviceorientierter und innovativer zu machen, um sie für die zunehmend komplexen Aufgaben zu rüsten.

 

Das der Ausländerbehörde zuerkannte Qualitäts-Zertifikat, ein Gütesiegel für hervorragende Arbeit, hat gezeigt, dass im Rahmen des Qualitätsmanagements ein wichtiger Schritt in Richtung moderner Dienstleistungsbetrieb umgesetzt werden konnte. Das damit verbundene Versprechen an die vorsprechenden Besucher/innen gilt es nun ebenso einzuhalten wie unterschiedliche Qualitätsstandards zur Durchlaufzeitverbesserung, Fehlervermeidung, Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Stadt Frankfurt als Standort. Erschwert wird dies jedoch im Moment durch Faktoren, auf die nur in geringem Maße Einfluss genommen werden kann. Die immer stärker werdende Fluktuation der Mitarbeiter/innen der Ausländerbehörde aufgrund der ständig wachsenden Belastung oder aber der Attraktivität der Arbeitsplätze in anderen Verwaltungsbereichen stellt ein großes Problem dar. Eine personalwirtschaftliche Beordnung ist ohne Zusatzkräfte nur sehr schwer möglich.

 

Auch wenn durch die Untersuchung der Fa. Federas (externes Institut) bestätigt wurde, dass zur Aufgabenerledigung und damit auch zur Einhaltung der genannten Standards alle 118 Planstellen in der Ausländerbehörde besetzt sein müssen, lassen dies die Rahmenbedingungen nur sehr schwer zu. Zum Beispiel hat die Erfahrung gezeigt, dass sich für diese Aufgabenstellung nicht viele Interessenten finden, von denen die meisten zudem nicht das Anforderungsprofil erfüllen.

 

Wir brauchen gutes, qualifiziertes und hoch motiviertes Personal, ohne solches gibt es keine gute Dienstleistung!

 

Dies vorausgeschickt beantworten wir die aufgeworfenen Fragen wie folgt:

 

Zu 1.

Die neu angestoßenen Prozesse, wie z. B. Terminvergabe/Nummernvergabe/Einrichtung einer Sondergruppe in der Ausländerbehörde sind beordnet und greifen inzwischen. Seit dem 09.06.2008 besteht eine Arbeitsgruppe aus Bediensteten, die aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr mit der Publikumsbedienung betraut werden dürfen. Ergänzt wird diese Arbeitsgruppe durch Personal, das der Ausländerbehörde zur Erprobung der Einsatzfähigkeit zugewiesen wurde. Hierdurch ist derzeit sichergestellt, dass Überträge von Aufenthaltstiteln in neu ausgestellten Reisepässen unverzüglich erfolgen können. Seit Einrichtung der Arbeitsgruppe gelang dies bis auf zwei Sprechtage, an denen aus nicht nachvollziehbaren Gründen ein extrem starker Publikumsandrang herrschte.

Auf besondere Anforderungen wird also im Rahmen der Möglichkeiten schnell reagiert. So wird immer wieder versucht, in Zusammenarbeit mit dem Personaldezernat die personelle Situation der Ausländerbehörde dahingehend zu stabilisieren, dass Zusatzpersonal zur Verfügung gestellt wird. Allerdings bindet die Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen erhebliche Personalkapazitäten und nimmt viel Zeit in Anspruch.

 

Um die Anträge auch aller anderen Kunden der Ausländerbehörde zeitnah bearbeiten zu können, müssen neben der unmittelbaren Publikumsbedienung eine Vielzahl unterschiedlicher Prüfmaßnahmen vorgenommen werden. Eine Verlängerung der Publikumszeiten würde daher nur zu einer Verringerung der zeitlichen Ressourcen, die zur Aktenbearbeitung erforderlich sind, führen. Ohne diese „Back-Office-Arbeiten“ kann jedoch das vorsprechende Publikum nicht sachgerecht bedient werden. Die bereits angekündigte Ausweitung der Öffnungszeiten kann daher erst nach Besetzung aller Planstellen und der Schaffung der räumlichen Voraussetzungen im Neubau der Ausländerbehörde im Mai 2009 erfolgen.

 

Die Stellenvakanz von derzeit 10 Planstellen und die gesundheitlichen Einschränkungen bei aktuell vier Mitarbeiter/innen (z. B. keine Publikumsbedienung) sind trotz aller Anstrengungen von organisatorischen und personalwirtschaftlichen „Hilfslösungen“ nur schwer zu verkraften. Einzelne Nachbesetzungen helfen nur begrenzt.

 

Um der angespannten Personalsituation und der damit einhergehenden verbesserungswürdigen Publikumsbedienung Rechnung zu tragen, wurde zwischenzeitlich seitens des Magistrats die Freigabe zur Nachbesetzung von neun Planstellen erteilt. Auf die daraufhin veröffentlichte Stellenausschreibung gingen im Ordnungsamt insgesamt 25 Bewerbungen ein. Die Bewerbungsunterlagen werden derzeit gesichtet. Ob aus diesem Bewerberkreis alle neun Planstellen nachbesetzt werden können, ist noch nicht geklärt. Mit einem Abschluss des Personalauswahlverfahrens und der Nachbesetzung der freien Stellen kann frühestens im Januar 2009 gerechnet werden. Erkennbar ist jetzt allerdings schon, dass aufgrund der derzeit vorliegenden Bewerbungen wahrscheinlich nur ein Teil der Stellenvakanzen nachbesetzt werden kann. Folglich müsste eine externe Ausschreibung der offenen Planstellen folgen, die wiederum einen zeitlichen Vorlauf von mehreren Monaten bis zur Stellenbesetzung nach sich zieht.

 

Zu 2.

Die Anzahl der Planstellen hat sich in den Jahren 2004 bis 2007 wie folgt gestaltet:

2004 = 116; 2005 = 115, 2006 = 118, 2007 = 118 Planstellen. Im Durchschnitt waren in diesen Zeiträumen zehn Zusatzkräfte (z. B. Nachwuchskräfte nach Beendigung der Ausbildung) zugewiesen. So konnten Mutterschutzzeiten, Elternzeiten und auch längere Erkrankungen von Mitarbeiter/innen aufgefangen werden. Nach und nach wurden diese Nachwuchskräfte jedoch auf später frei werdende Planstellen umgesetzt.

 

Nur bei jederzeit vollständiger Besetzung aller Planstellen kann eine gute Aufgabenerledigung mit Beratung/Kundenfreundlichkeit unter Zugrundelegung der Qualitätsstandards im Rahmen der Zertifizierung gewährleistet werden.

 

Zu 3.

Die Ausländerbehörde hat kein eigenes Budget. Das Personalkostenbudget des Amtes 32 ist ebenso wie die Mittel für Sachausgaben und Ausgaben für die Fortbildung auskömmlich.

 

Um die Arbeit in der Ausländerbehörde für die Mitarbeiter/innen attraktiver zu gestalten, müssen sicherlich noch viele Überlegungen angestellt werden. Vorrangig ist natürlich die Stellenbesetzung zu sehen. Daher wird derzeit das interne Stellenbesetzungsverfahren unverzüglich abgeschlossen Die externe Ausschreibung muss sofort erfolgen, sofern nicht alle Planstellen aufgrund der stadtinternen Ausschreibung nachbesetzt werden können.

 

Auch über neue Anreize für diese schwierigen Arbeitsplätze wird man sich künftig Gedanken machen müssen.

Dazu gehört auch eine gezielte, breit angelegte Fortbildung der MitarbeiterInnen und die Führungskräftequalifizierung. Die Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource, und die Anforderungen in der Ausländerbehörde, besonders an Führungskräfte, nehmen weiter zu. Daher ist die Anpassungsfortbildung unverzichtbar.

 

Die baulichen und organisatorischen Voraussetzungen der Arbeitsplätze in der Ausländerbehörde werden sich im Neubau des Ordnungsamtes erheblich verbessern und hoffentlich zur höheren Motivation und Effizienz beitragen.

 

Eine positive Prognose ist insgesamt aber nur gesichert, wenn die dargestellten Voraussetzungen für die Stellenbesetzung für den kundenintensiven Bereich der Ausländerbehörde mit Unterstützung aller Beteiligten realisiert werden können. Kundenzufriedenheit und Qualität sind untrennbar mit einer anforderungsgerechten Personalausstattung verbunden.

 

gez. Volker Stein

(Stadtrat)

 

Beschluss der Kommunalen Ausländer- und Ausländerinnenvertretung, 33 Sitzung vom 09.02.2009, Kenntnisnahme

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