Die Standesbeamtin

Katja Hartung (45) arbeitet als Standesbeamtin. Ihr Tätigkeitsfeld umfasst Eheschließungen, Geburten, Todesfälle und Namensänderungen. Vieles davon lässt sich ohne persönliches Erscheinen der Bürger nicht erledigen. Ein Gespräch darüber, weshalb das so ist und wie es dem Standesamt gelingt, trotz Reduzierung der physischen Kontakte seine Dienstleistungen in vollem Umfang anzubieten.

Frau Hartung, beschreiben Sie bitte kurz Ihre Arbeit.
HARTUNG: Als Vertretungsstandesbeamtin arbeite ich in unterschiedlichen Bereichen, in denen ein Engpass herrscht. Das umfasst aktuell das gesamte Tätigkeitsgebiet des Standesamtes mit Ausnahme von Einbürgerungen. Als Standesamt beurkunden wir alle Aspekte des Lebens. Das heißt: Geburten, Todesfälle, Ehen, Namensänderungen und unter Umständen auch den Erwerb der deutschen Staatsbürgerschaft. Das geht natürlich nicht ohne bestimmte Dokumente, die uns vorgelegt werden müssen. Ich mache es mal an einem Beispiel deutlich: Wenn ein Paar heiraten will, geht es nicht nur um den feierlichen Akt im Römer, Bolongaropalast oder den drei anderen kleineren Trauorten sondern wir müssen vorher das Vorliegen der Ehevoraussetzungen prüfen. Oder wenn die Ehe bei einem anderen Standesamt geschlossen werden soll und die Partner aus Frankfurt kommen, müssen wir trotzdem die Voraussetzungen hier prüfen.

Und das geht nicht digital?
HARTUNG: Aktuell gibt es Ansätze, die unterschiedlichen Prozesse zu digitalisieren. Das wird sicherlich auch bald geschehen. Wir als Stadt können das jedoch nicht alleine machen, da vieles im Personenstandsrecht bundesgesetzlich vorgegeben ist. Die Abläufe müssen gemeinsamen Standards entsprechen, damit die Standesämter bundesweit und im Bedarfsfall auch international zusammenarbeiten können. Diese digitalen Verfahren entstehen gerade. Wir können aus auch anders ausdrücken: Die Pandemie ist etwas zu früh gekommen.

Bei der Beratung zur Eheschließung hilft uns jetzt sehr unser Online-Formular, das schon seit längerer Zeit im Einsatz ist. Auch im Bereich der Urkundenbestellung arbeiten wir bereits seit 2018 online.

Was hat sich durch Corona an Ihren Abläufen geändert?
HARTUNG: Ein wichtiges Merkmal unserer Arbeit ist der Zeitdruck. Es muss oft schnell gehen, da staatliche Leistungen von unserem Handeln abhängen und es für die Betroffenen finanziell rasch eng werden kann. Bei einer Geburt geht es etwa um Kindergeld und andere Unterstützungen. Aber es ist nicht nur die finanzielle Seite betroffen. Eine Beisetzung ist nur möglich, wenn wir die Sterbeurkunde oder ein Ersatzdokument ausgestellt haben. Soll der Verstorbene im Ausland bestattet werden, ist ein Leichenpass nötig, den in Frankfurt das Standesamt ausstellt. Daher war uns von Anfang an klar, dass es irgendwie weitergehen muss und wir uns keine lange Pause zum Umorganisieren gönnen können. Ich denke, wir haben einen guten Weg gefunden.

Die Bürger kommen jetzt nur noch zu uns, wenn sie einen Termin haben. Unterlagen, die vorher persönlich abgegeben wurden - etwa zu Geburten – kann man in einen beaufsichtigten Briefkasten einwerfen. Damit haben die Bürger die Sicherheit, dass auch nichts verloren geht. Aber das bedeutet auch einen Mehraufwand für uns, etwa wenn Fragen auftauchen. Wir prüfen die Unterlagen und beraten, was noch erforderlich ist. Dann kommen die Bürger, falls erforderlich, nach Terminabsprache zu uns, identifizieren sich mit ihrem Ausweis und unterschreiben persönlich in unserem Beisein.

Welche Auswirkungen gibt es noch?
HARTUNG: Die sichtbarste Änderung gibt es bei der Eheschließung. Zu Anfang der Pandemie konnten wir das nicht mehr in unseren Trausälen durchführen, sondern sind dafür in unseren Kassenraum gegangen. Er ist entsprechend groß und verfügt durch seine Glasscheiben über die nötigen Trennvorrichtungen. Seit Mai können wir wieder die Trausäle nutzen, da auch diese mit Trennscheiben zum Schutz ausgestattet wurden. Die Zahl der Gäste in den Räumen ist begrenzt. Sie hängt davon ab, in welchem Stadium der Pandemie wir sind und richtet sich nach den Vorgaben der hessischen Landesregierung. Zwischenzeitlich durften daher teilweise zehn oder auch nur fünf Gäste das Paar begleiten. Jetzt, im harten Lockdown, ist die Trauung auf die unbedingt notwendigen Personen beschränkt. Immer dabei sind also das Paar, der Standesbeamte und benötigte Dolmetscher. Minderjährige Kinder aus den Hausständen der Eheleute lassen wir auch zu.

Wer die deutsche Staatsangehörigkeit beantragt hat, muss die Einbürgerungsurkunde persönlich ausgehändigt bekommen. Vor Corona konnten die Leute einfach während der Sprechzeiten vorbeikommen und das konnte in Spitzenzeiten dazu führen, dass 150 Bürger an einem Sprechtag da waren. Das machen wir jetzt ebenfalls nur noch mit Terminvergabe. Auch hier kann die Zeit drängen. Denn die Betroffenen können bereits aus ihrer ehemaligen Staatsbürgerschaft entlassen sein und verfügen nicht mehr über ein gültiges Ausweisdokument. Für ihren deutschen Personalausweis wiederum benötigen sie die Einbürgerungsurkunde.

Trauungen sind auch eine emotionale Angelegenheit. Wie wirken sich die Einschränkungen aus?
HARTUNG: Der Rahmen hat sich verändert. Der Handschlag zur Gratulation ist nicht mehr möglich. Das finde ich sehr schade, denn er gehört für mich einfach zu diesem besonderen Anlass dazu. Dann sind natürlich die Familien und Freunde nicht mit dabei, die auch immer noch zu der feierlichen, besonderen Atmosphäre beitragen. Hieran ändert auch die Möglichkeit nichts, die Hochzeit mit Einverständnis des Standesbeamten zu streamen, was übrigens auch vorher möglich war. Über die Scheibe hatten wir bereits gesprochen.

Insgesamt wollen wir den Menschen so viel Normalität wie möglich an diesem besonderen Tag bieten. Aber es ist natürlich etwas anderes, wovon man sich nicht vollständig frei machen kann. Dieser feierliche Moment hat etwas von seinem Charakter verloren, was wir natürlich auch merken. Trotzdem bekommen wir häufig positive Rückmeldungen und den herzlichen Dank der Paare - und das ist die größte Motivation.

Wenn Sie die Entwicklung seit Beginn der Pandemie sehen, wie ist diese verlaufen?
HARTUNG: Insgesamt fällt auf, dass die Akzeptanz bei den Bürgern sehr groß ist, trotz der Einschränkungen und Abläufe, die vom bisher Gekannten abweichen. Wir hören immer wieder: „Schön, dass es doch läuft.“

Wir haben unsere Prozesse hinterfragt und umgestaltet. Das hat zu Anfang einen Moment der Umgewöhnung gebraucht, schließlich kam der erste Lockdown auch für uns überraschend. Aber wir waren immer funktionsfähig und haben unsere Arbeit gemacht. Inzwischen haben wir zusätzliches Informationsmaterial entwickelt, um die Bürger umfassender über die neuen Abläufe informieren zu können. So hat sich ein „neues Normal“ entwickelt.

Was wünschen Sie sich in Bezug auf Ihre Tätigkeit?
HARTUNG: Es ist gut, dass wir einen Teil der jetzt neu entwickelten Abläufe in die Nach-Corona-Zeit mitnehmen können. Denn dadurch, dass die Abläufe auf den Prüfstand mussten, haben sich auch effizientere Prozesse ergeben. Für die Bürger kann es ja auch von Vorteil sein, wenn sie sich einen Gang zum Amt sparen können. Da ich Springerin bin und alle Standesbeamten vertrete, kann ich derzeit nur einen geringen Teil meiner Arbeit im Home-Office erledigen, etwa zehn Prozent. Denn ich muss aufgrund rechtlicher Vorgaben die Urkunden, die der Bürger uns zukommen lässt im Original sehen und prüfen können. Zusätzlich ist – wie schon gesagt - das Erscheinen von Bürgern in bestimmten Fällen unverzichtbar. Besonders Eheschließungen gehen nun mal ohne persönlichen Kontakt nicht. In bestimmten Situationen ist es auch von Vorteil, etwas direkt im Team klären zu können. Trotzdem wäre es wünschenswert, mehr von zu Hause aus erledigen zu können. Denn die Fahrt zum Arbeitsplatz stellt schon ein gewisses Risiko dar.

Die aktuelle Arbeitssituation verlangt vielen Besonderes ab. Wie lautet Ihr Motto?
HARTUNG: Das Leben geht weiter!

Interview: Ulf Baier