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26.02.2016

Vergaben effizient gestalten

Becker, Cunitz und Schneider betonen Bedeutung der Modernisierung des städtischen Vergabemanagements

(pia) Das städtische Vergabe- und Beschaffungsmanagement soll modernisiert werden. Das hat die Reformkommission der Stadt Frankfurt unter Vorsitz von Reformdezernent Jan Schneider nach einem Untersuchungszeitraum von nur einem halben Jahr beschlossen. Kern der Modernisierung ist, die Organisation des Vergabe- und Beschaffungswesens effizienter zu gestalten und Einsparungen zu realisieren.

„Das Vergabewesen ist ein komplexes Feld. Durch unseren Beschluss wollen wir die Praxis für alle Beteiligten einfacher und effizienter gestalten, kompetenzen bündeln und die städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlasten. Wir haben darüber hinaus auch einen finanziellen Nutzen, da wir beispielweise Mengenrabatte ausschöpfen können“, sagt Stadtkämmerer Uwe Becker. „Insgesamt soll das Projekt mit dem bereits vorhandenen Personal umgesetzt werden. Darauf bin ich besonders stolz“, so Becker.

Bürgermeister Olaf Cunitz, © Stadt Frankfurt am Main
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Konkret geht es um drei Module. Das erste betrifft die Bündelung städtischer Bedarfe. Derzeit werden viele Bestellungen des Allgemein- und Querschnittsbedarf der Stadt – also Liefer- und Dienstleistungen die in vielen Ämtern der Stadt anfallen (beispielsweise Kraftfahrzeuge, Winterdienst, Catering, Dienst- und Schutzkleidung) – dezentral von den Ämtern einzeln und damit arbeitsaufwändig und ohne mögliche Rabatte auszuschöpfen bestellt. Der zentrale Facheinkauf des städtischen Allgemeinbedarfs soll in einem ersten Schritt über Rahmenverträge mit Anbietern standardisiert und gesteigert werden. Diese Bedarfsbündelung zielt auf Mengenrabatte und eine Entlastung der dezentralen Beschaffungsstellen von sporadischen Einkäufen ab.

Das zweite Modul betrifft ein verbessertes Nachtragsmanagement im Baubereich. An Nachträgen sind zurzeit mehrere Stellen beteiligt, als zentrale Stelle die Stadtkämmerei, als dezentrale Stellen die bauenden Ämter. Ähnlich ist es bei der Bestellung und Kontrolle von Reinigungsleistungen. Das Nachtragsmanagement im Baubereich wird künftig in den bauendenden Ämtern (Hochbaumt, Amt für Straßenbau und Erschließung, Grünflächenamt, Eigenbetrieb Stadtentwässerung) zentralisiert. Im zentralen Bereich werden künftig koordinierende und beratende Funktionen mit dem Ziel der Vermeidung von Nachträgen wahrgenommen. „Das Nachtragsmanagement wird damit deutlich sachgerechter und zeiteffizienter. Beauftragte Baufirmen wissen schneller, welche Zusatzarbeiten beauftragt werden und bekommen ihr Geld zügiger ausgezahlt“, sagt Bürgermeister Olaf Cunitz. Das Management von Reinigungsleistungen wird in das Hochbau- und Liegenschaftsmanagement verlagert. Dadurch entstehen eindeutige Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, durch die Arbeitsabläufe und Entscheidungen beschleunigt und optimiert werden. „Wir erwarten hierdurch eine bessere Kontrolle der Reinigungsleistungen und damit einhergehend eine höhere Kundenzufriedenheit,“ führt Cunitz weiter aus.

Das dritte Modul betrifft die Aufbau- und Ablauforganisation in der zentralen Beschaffungsabteilung der Kämmerei. Die städtischen Vergaberegularien werden durch eine Übernahme des europäischen Vergaberechts in nationales Vergaberecht ab dem 18. April 2016 noch komplexer werden. Diese sollen zu einem anwenderfreundlichen Regelwerk überarbeitet und laufend fortgeschrieben werden, um den dezentralen Beschaffungsstellen sinnvolle einzelfallbezogene und standardisierte Beratungsangebote zu bieten.

„Mit diesem Beschluss schaffen wir die Voraussetzungen, um in weiteren Bereichen Fachwissen zu bündeln und Querschnittsaufgaben an zentralen Stellen wahrzunehmen. Dadurch entlasten wir die Bereiche, die andere fachliche Aufgaben haben und sich nun ganz auf die Wahrnehmung dieser Aufgaben konzentrieren können,“ kommentiert Stadtrat Schneider den Beschluss. „Eine gute Ausgewogenheit von Zentralität und dezentraler Aufgabenwahrnehmung hat sich schon bei der Einrichtung des Zentralen IT-Einkaufs bewährt. Für immer komplexer werdende Aufgaben brauchen die Beschäftigten vermehrt Spezialwissen. Indem wir Spezialteams bilden, stärken wir die Rechtssicherheit, entlasten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und nutzen mit den damit verbundenen Standardisierungen Einsparpotentiale bei unterschiedlichen Beschaffungsvorgängen.“

Weitere Mitglieder der Reformkommission, die monatlich tagt, sind der Leiter des Revisionsamtes, der Stadtkämmerei und des Personal- und Organisationsamtes. Sie bringen Vorschläge aus der Führungsspitze der Verwaltung ein und sorgen für eine reibungslose Umsetzbarkeit der Maßnahmen. In der Reformkommission wurden zuletzt die Zentralisierung des Einkaufs von IT und ein Maßnahmenpaket zur Verbesserung des Fuhrparkmanagements in der Stadtverwaltung beschlossen. Weitere Themen der Reformkommission sind die Optimierung des städtischen Hochbau- und Liegenschaftsmanagements sowie die verstärkte Zusammenarbeit städtischer Ämter und Betriebe mit dem Ziel, Synergieeffekte zu heben und insgesamt die Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns zu stärken.